כל הכלים לניהול נכון ואיכותי
עולם הניהול הוא דינמי ומשתנה, לא מעט החלטות מתקבלות בפרק זמן קצר בסביבת רבת משתנים ונסיבות. לא כל המנהלים עוצרים ומקבלים החלטות מושכלות, לעיתים קרובות האמוציה גוברת על הרציונל.
זו אחת הסיבות שמצאנו לנכון לרכז עבורכם 3 מודלים מוכרים, כלי ניהול נפוצים העוזרים לכל מנהל בכל דרג. כלים שכיחים שעדיין אי אפשר לוותר עליהם:
מודל SMART
המודל עוזר לנו בהצבת יעדים, מטרות ומימושים, הוא מהווה אבן דרך ללא מעט מנהלים בכל הדרגים המאמצים אותו תוך כדי תנועה.
הצבת יעדים/מטרות באופן אפקטיבי מתבצעת על יד 5 פרמטרים:
SPECIPIC ספציפי – המטרה חייבת להיות ברורה, בלי הכללות, המגדירה בצורה מדויקת את התוצאה שאליה רוצים להגיע, הכוח של מטרות הוא בבהירות שלהן.
MEASURABLR מדיד –יעד שניתן למדוד אותו ולכמת אותו: מספר, כמות, אחוזים, תאריכים וזמנים. וגם בחושים שלנו: מה נראה, נשמע ונרגיש כשנשיג את המטרה.
ACHIEVABLE בר השגה –מטרות הגיוניות שניתן להשיג אותן, משהו ריאלי שאנו יכולים להאמין בו ולהתייחס אליו ברצינות. בהחלט מותר להציב מטרות מאתגרות, במיוחד לטווח הארוך, בתחום הסביר ובתחום שנמצא תחת אחריותנו, ובגישה למשאבים הדרושים כדי להשיג את המטרה.
RELEVANT רלוונטי – היעד צריך להיות רלוונטי ובר ביצוע למטרה הכללית אותה יש להשיג.
TIME תחום בזמן – בכדי שנהיה מחויבים לעמוד ביעד יש לתחום אותו בזמן מדויק, אנו חייבים את הדד-ליין ראשית בשביל המדידה, שנוכל לעקוב אחר קצב ההתקדמות. בנוסף, תחימת הזמן מונעת דחיינות ומניעה אותנו לפעול מהר יותר.
מודל SWOT
SWOT: Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats, אחד המודלים הרווחים והשכיחים ביותר לתכנון וניהול אסטרטגי ולבחינת יכולת הארגון ומחלקותיו בסביבה שבה הוא פועל.
השיטה מנתחת את הסביבה הפנימית והחיצונית של הארגון ו/או מחלקות, ועל בסיס הניתוחים מעריכה את הסיכויים להצלחה.
בשנים האחרונות ישנה מגמה הגוברת בשימוש במודל בתוך מחלקות ביצועיות כגון מחלקות מכירות ושרות ואף בניתוח פרופיל המשאב האנושי.
המודל מחייב את העוסקים בלהתייחס לאבני היסוד של כל אסטרטגיה: הסביבה הפנימית בארגון (חולשות/חוזקות) והסביבה החיצונית (איומים/סיכונים).
הוא גם מחייב אותנו להיות ביקורתיים ולאבחן את האתגרים הקיימים במצב הנוכחי (חולשות/איומים) ולממש את הנכסים (חוזקות/הזדמנויות).
שלבי עבודה לביצוע הSWOT
מפו את העוצמות (Strengths) של הארגון – תארו את הגורמים האפשריים להצלחתו של הארגון, ה"נכסים", הגורמים הקיימים בתוך הארגון המקדמים אותו בדרך להצלחתו ואשר נותנים לו יתרון תחרותי על מתחריו לדוגמה: כוח אדם מיומן, מוטיבציה להצלחה, יחסי עבודה בתוך הצוות, שדרה ניהולית מובילה, חוזקות כוללות משאבים ייחודיים, ידע ייחודי, יכולות ומשאב אנושי של הארגון
מפו את החולשות (Weaknesses)- אותם גורמים אשר מהווים חסמים פוטנציאליים להצלחה בתוך הארגון וגורמים המביאים לנחיתות הארגון ביחס לסביבה החיצונית ומונעים ממנו ליצור יתרון תחרות. לדוגמה: חוסר במשאבים, חוסר בניסיון קודם, היעדר מקורות ידע, היעדר מוטיבציה, העדר נהלי עבודה, אסטרטגיה מיושנת, שדרה ניהולית מקובעת.
מפו את ההזדמנויות (Opportunities)- אותם גורמים ומצבים הנמצאים מחוץ לארגון אשר עשויים להוות הזדמנות, לייצר להן יתרון תחרותי ולסייע להצלחתו. לדוגמה: התרחבות שוק מטרה, דרישה גוברת למענה שהארגון מספק, שוק מתעורר עם דרישות חדשות.
מפו את האיומים (Threats) – הגורמים ומצבים מחוץ לארגון המהווים איומים אשר עלולים למנוע מהארגון לעמוד ביעדיו ומזיקים ליכולתו של הארגון להתחרות. למשל, לקוח ראשי העומד בפני קשיים, החלטות רגולטוריות, מתחרים חדשים שנכנסים לענף, צמצום קהל היעד הרלוונטי.
השימוש במודל ובעיקר הניתוח שלו חייב להיות מקצועי, יסודי וכמובן אובייקטיבי.
מודל (חוק)פארטו
פארטו, הידוע גם בשם כלל, חוק 80-20, גורס כי בתופעות רבות 80% מהפעילות מקורם ב-20% מהגורמים הפעילים. הכלל מאפשר הבחנה בין הגורמים העיקריים (המהווים 20% מכלל הגורמים) לגורמים הטפלים (יתר 80% מהגורמים). החוק אומר בקצרה שברוב המקרים (יש שיגידו 80% מהמקרים) 80% מהתוצאות מופקות מ20% מהפעולות ואילו 20% התוצאות הנותרות מופקות ע"י 80% מהפעולות.
עִיקרון זה בא לידי ביטוי בדוגמאות מתחומים מגוונים:
- בעסק ממוצע, כ-20% מהלקוחות, מייצרים כ-80% מההכנסות.
- 80% מהבעיות נמצאות ב-20% מהגורמים.
- 80% מזמן השירות ללקוחות נצרכים על ידי 20% מהלקוחות.
- 20% מהמוצרים אותם אתה מייצר מכניסים 80% רווח לעסק.
- 20% מהעסקאות / הזמנות מהוות 80% רווח או מחזור פעילות.
- 80% מערך המלאי מתקבל מ 20% מהפריטים שבמלאי.
דוגמה ליישום: כאשר אנו עוסקים בשימור לקוחות, נקדיש מאמץ גדול במיוחד לשימור הלקוחות שנמצאים בקבוצת 20% הלקוחות הגדולים. הצלחה במאמץ זה פירושה שימור של 80% מההכנסות (20% מהמאמץ מביא 80% תוצאות).
חוק ה80-20 הנו כל כך עוצמתי משום שנוכל להשיג ולהגשים הרבה יותר, אם נתמקד ב20% הפעולות ה"אפקטיביות" יותר. אם נעבוד כך נוכל להגיע לתוצאות רבות ועוצמתיות בזמן ומאמץ נמוכים יחסית, מה שגם יאפשר לנו לעשות דברים רבים יותר.
חשיבה במונחי 20 -80 מביאה לעסוק או לטפל בתחומי ליבה ניהוליים ולא בטפל!
אל תתביישו לעצור מעת לעת ולהשתמש באחד או יותר מהמודלים, הם יעזרו לכם למקד את הדברים ולקבל החלטות מושכלות יותר.
בהצלחה!
כותב המאמר: מיטל הדר
מה אומרים עלינו...
אסי צור
מנכ"ל דיגיטל פרופרטי
שלמה בן גל
מנכ"ל המרכז האקדמי לוינסקי וינגייט
אופירה
סמנכ"לית שיווק
צביקה דגן
מנהל מכללות , אגד
נאווה מלכה
מנכ"לית חברת אפיקים תכנון פיננסי ופנסיוני.
ליבי נניקשווילי
סמנכ"לית מכירות ג'ובמאסטר
יואב סוכרי
מנכ"ל ובעלים, זמן אמיתי
כפיר סהר
סמנכ"ל אקרשטיין
מיכל שנל
מנכ"לית אפוסטרפיה
יגאל בראון
מנכ"ל -הבצפר
מומלץ לקרוא מאגר ידע
מאמרים וחומרים נוספים שעשוים לעניין אותך
ממשאב אנושי להון אנושי
חלק 2: ארגז כלים למנהל - שגרות ניהול
חלק 1: ארגז כלים למנהל - שגרות ניהול
